Glossaire Yurplan

Retrouvez ici toutes les définitions des termes utilisés dans Yurplan. Ce glossaire vous aide à comprendre le vocabulaire métier de la plateforme et à trouver les guides associés.

Espaces

Espace : Zone personnelle et sécurisée dédiée à un type d'utilisateur, accessible via lien magique ou connexion via mot de passe . Permet la gestion autonome de ses données et actions liées à un événement ou une organisation. Chaque espace offre des fonctionnalités spécifiques selon le rôle de l'utilisateur.

Interfaces de gestion

Espace organisateur : Interface d'administration centrale pour gérer les informations globales de l'organisation.

Espace événement : Interface d'administration dédiée à la configuration et au pilotage d'un événement spécifique. Accessible depuis l'espaceorganisateur.

Portails utilisateur

Espace participant : Portail sécurisé et personnel, accessible via lien magique, qui centralise les outils de gestion pour un participant. Permet de gérer ses billets, modifier ses informations, ou transférer ses titres.

Espace Partenaire : Interface web dédiée permettant à un partenaire et à son équipe de gérer leurs activités. Permet d'envoyer des invitations ou d'utiliser l'application de scan selon les droits accordés.

Lien Magique : Système de connexion sécurisé et sans mot de passe à un espace.

Actions Self-Service : Actions (modifier, transférer) qu'un utilisateur peut effectuer en autonomie dans son espace. Vous pouvez configurer la disponibilité de ces actions par événement.

Organisation & Équipe

Utilisateur : Personne physique identifiée par un email unique, possédant un compte sur Yurplan. C'est l'entité racine : un utilisateur peut endosser différents rôles (administrateur, membre d'équipe...) à travers différentes organisations ou événements.

Organisation : Entité légale (entreprise, association) qui crée et gère des événements sur Yurplan. Ce compte centralise les événements, les données financières, le CRM et les accès de l'équipe.

Administrateur : Rôle donnant des droits complets sur une organisation. Il gère tous les aspects : événements, finances et membres de l'équipe. Chaque organisation doit en avoir au moins un.

Membre d'équipe : Rôle donnant des accès limités aux événements d'une organisation. Peut être associé à un événement unique ou à l'ensemble des événements. Permet de déléguer des tâches opérationnelles via l'attribution de droits spécifiques. N'a pas accès aux paramètres de l'Organisation.

Droit : Permission spécifique accordée à un membre d'équipe, déterminant les actions qu'il peut effectuer au sein de l'organisation. Un Membre d'Équipe peut cumuler plusieurs droits selon ses missions.

Réception : Droit permettant de scanner les billets des événements de l'organisation via l'application yurplan scan. Attribué aux membres chargés du contrôle d'accès sur site. Ne permet pas de modifier les commandes ni d'accéder aux données financières.

Vendeur : Droit permettant d'ajouter, modifier et consulter les commandes depuis le guichet ou l'interface de l'événement. Attribué aux membres chargés de la vente sur place ou de la gestion des

inscriptions. Ne permet pas d'effectuer des remboursements.

Gestion des remboursements : Droit permettant de rembourser des commandes depuis l'interface de l'organisation ou l'application yurplan scan. Permet d'initier des remboursements totaux ou partiels. Généralement combiné avec le Droit vendeur pour une gestion complète du SAV.

Consultant activité : Droit permettant de consulter les disponibilités des sessions d'activités depuis l'interface d'un événement. Utile pour orienter les participants vers les Sessions disponibles. Ne

permet pas de modifier les inscriptions.

Consultant des exposants : Droit permettant de consulter et d'inviter des exposants depuis l'interface d'un événement. Attribué aux membres chargés de la relation avec les partenaires. Ne permet pas de modifier les droits ou la typologie d'un Exposant.

Consultation : Droit permettant de consulter les données de performance depuis le module Analyse pour les événements auxquels le membre a accès. Accès en lecture seule aux statistiques de ventes (CA, nombre de billets), au taux de remplissage et aux sources d'acquisition. Idéal pour les responsables marketing ou les décideurs.

Événement

Événement : Espace regroupant tous les concepts liés à l'événement lui-même et tous les concepts qui le composent, de sa configuration à son déroulement. Couvre le cycle complet : billetterie, tarifs, formulaires, programme, contrôle d'accès.

Dates clés : Jalons temporels définissant le cycle de vie d'un événement.

• Date de publication : Date à laquelle votre billetterie devient visible et accessible aux participants
• Date de début : Jour et heure d'ouverture de votre événement
• Date de fin : Jour et heure de clôture de votre événement
• Date de clôture : Date à laquelle les comptes sont finalisés et le virement des recettes est déclenché. Par défaut : 2 jours ouvrés après la date de fin.
• Date d'annulation : Date à laquelle l'événement a été annulé, le cas échéant

Statuts de l'événement

Site Web

Site Web : Vitrine en ligne publique d'une entité (événement ou organisation), construite et personnalisable via l'éditeur. C'est le contenant principal qui présente l'entité au public. Il existe deux types de sites web sur Yurplan :

• Site web événement : Vitrine dédiée à un événement unique, accessible via Événement > Site web. Composé de deux pages : la page événement (présentation, informations clés, programme) et la page billetterie (tarifs et réservation). C'est le point d'entrée principal pour les participants souhaitant s'inscrire.

• Site web organisateur : Vitrine globale présentant la marque et l'ensemble de la programmation d'une organisation, accessible via Organisation > Site web. Page unique regroupant tous les événements (à venir, à la une, passés) et les informations de l'organisation. Idéal pour diffuser une programmation multi-événements.

Page : Section d'un site web avec son contenu propre, construite en assemblant des blocs dans l'éditeur. Exemples : page événement (présentation de l'événement), page billetterie (parcours d'achat), page organisation (vitrine marque).

Éditeur : Outil de construction visuel permettant de créer et personnaliser les sites web et leurs pages. Propose des options de design global (police, thème clair/sombre, couleurs, fond dynamique) et fonctionne sur un système de blocs modulables (ajout, suppression, réorganisation).

Bloc : Élément de contenu modulaire qu vous pouvez ajouter, réorganiser ou supprimer dans l'éditeur pour construire ses pages.

Billetterie & Tarification

Billetterie : Canal de vente principal permettant aux participants d'acheter des billets en autonomie via l'interface web publique de l'événement. Accessible 24h/24 via le site web ou widgets intégrés.

Tarif : Offre de base pour un type de billet, avec un nom, un prix et des conditions spécifiques. C'est le produit unitaire que le participant met dans son panier. Une fois qu'une vente a eu lieu, son nom, son prix et sa tva ne sont plus modifiables.

Catégorie : Regroupement de tarifs présenté comme une section sur la billetterie. Permet de structurer l'offre pour le participant en organisant les tarifs par thématique ou période. Peut avoir son propre quota.

Pack de Tarifs : Offre groupée contenant plusieurs tarifs différents, vendue à un prix unique. Permet de créer des offres promotionnelles ou des packages.

Code de Réduction : Code qui applique une promotion (montant, pourcentage ou gratuité) sur des tarifs visibles. Outil marketing pour les opérations promotionnelles que le participant saisit dans son panier.

Code d'Inscription : Code qui débloque et donne accès à des tarifs cachés, non visibles publiquement. Outil de gestion des ventes privées ou des invitations.

Widget : Composant d'interface embarquable permettant d'intégrer la billetterie Yurplan directement dans des sites web externes ou des applications tierces.

Jauge : Capacité maximale (physique ou légale) d'un événement ou d'une zone spécifique. C'est une contrainte du monde réel qui limite le nombre de participants.

Quota : Limite de vente d'un ou plusieurs tarifs, configurée dans Yurplan. C'est l'outil qui permet de contrôler le stock de billets et de respecter la jauge de votre événement.

Formulaires

Formulaire : Ensemble de questions configuré pour collecter des informations lors d'une commande. Se structure en deux blocs : questions par commande (sur l'acheteur) et questions par billet (sur le participant).

Question : Champ de saisie unique au sein d'un formulaire, avec un type de réponse attendu (texte, choix multiple...). Il existe des questions modèles (standardisées, liées au crm) et des questions personnalisées.

Question Modèle : Question proposée par Yurplan servant à remplir les fiches contacts du crm avec les réponses (société, code postal, etc.). Contactez le support Yurplan si vous souhaitez ajouter de nouvelles questions modèles à votre organisation.

Section : Titre ou bloc de texte permettant d'organiser visuellement les questions dans un formulaire. Purement visuel, permet de regrouper des questions par thème.

Réponse : Information fournie par l'utilisateur en réponse à une question spécifique. Stockée et associée soit à la commande globale, soit à un billet spécifique.

Visuels de billets

Visuel de billet : Document personnalisable représentant le titre d'accès d'un participant. Peut prendre la forme d'un e-billet (format numérique) ou d'un badge dynamique (format A4 imprimable). Intègre des informations fixes (logo, design) et des champs variables (nom, qr code).

Badge dynamique : Visuel de billet au format A4 (1240×1754 px), conçu pour être plié en A6 et inséré dans un porte-badge tour de cou. Se personnalise via des options avancées : polices (Montserrat, Roboto, Liberation), couleurs hexadécimales, tailles variables. Peut être unique ou différencié par

tarif.

Champ variable : Élément dynamique inséré dans un visuel de billet, dont la valeur est automatiquement renseignée avec les informations du participant. Chaque champ est personnalisable en position, couleur, taille et police.

Quart de badge : Zone de personnalisation d'un badge dynamique. Le visuel A4 est divisé en 4 quarts indépendants, chacun pouvant accueillir jusqu'à 12 champs variables.

QR Code : Code matriciel bidimensionnel intégré au visuel de billet pour l'identification et le contrôle d'accès. Lisible par Yurplan Scan ou tout lecteur compatible.

Code-barre : Code linéaire unidimensionnel, alternative au qr code pour le contrôle d'accès via lecteurs traditionnels.

Programme & Activités

Programme : Agenda structuré de l'événement, composé d'un ensemble d'activités. C'est le déroulé temporel et thématique présenté aux participants pour qu'ils puissent planifier leur visite.

Activité : Composante du programme (conférence, atelier, concert). C'est l'unité de contenu de base qui peut être proposée en une ou plusieurs sessions.

Session : Occurrence d'une activité à un horaire et dans une salle spécifique. Permet de proposer la même activité à plusieurs moments. Les participants s'inscrivent souvent à une session, qui peut avoir sa propre capacité.

Intervenant : Personne (conférencier, artiste, formateur) qui anime une activité. Information clé du programme, peut être lié à un compte partenaire pour lui donner des accès spécifiques. Voir aussi : Partenaire

Salle : Lieu physique ou virtuel où se déroule une session. Permet la gestion logistique avec une capacité qui influence le nombre de places disponibles.

Tag : Mot-clé utilisé pour catégoriser les activités. Permet aux participants de filtrer le programme par thème ou format.

Partenaires

Partenaire : Acteur externe (exposant, sponsor, artiste) que vous pouvez inviter à contribuer à l'événement et disposant d'accès privilégiés. Possède son accès on son propre Espace partenaire.

Compte Partenaire : Compte central d'un partenaire, auquel sont rattachés ses membres d'équipe et ses droits. Équivalent du compte organisation mais pour un partenaire.

Membre d'Équipe (Partenaire) : Utilisateur appartenant à l'équipe d'un partenaire. Permet de donner accès aux collaborateurs à l'Espace Partenaire avec des droits distincts.

Invitation Partenaire : Invitation à l'événement, envoyée par un Partenaire à ses propres contacts via son espace dédié. Génère des commandes tracées avec canal "Espace partenaires".

Typologie : Classification fonctionnelle d'un partenaire définissant son rôle, ses droits d'accès et les fonctionnalités disponibles (sponsor, artiste, presse, exposant).

Commandes billetterie

Gestionnaire de commandes : Canal de vente administratif vous permettant de créer manuellement des commandes pour traiter les demandes exceptionnelles (téléphone, gestes commerciaux).

Commande : Conteneur administratif unique validé à un instant T, regroupant un acheteur et un ou plusieurs billets, indépendamment du fait qu'il y ait une transaction financière. Objet racine de la gestion participant pour le SAV, la comptabilité et les litiges.

Référence : Identifiant unique et public d'une commande, visible par l'organisateur et le participant. Numéro utilisé dans toutes les communications pour se référer à une transaction spécifique.

Moyen de règlement : Méthode par laquelle une commande a été réglée. Information de traçabilité financière (carte bancaire, espèces, chèque, virement, gratuit...).

Canal de vente : Interface spécifique utilisée pour créer une commande, déterminant le mode d'interaction entre l'utilisateur et le système

Plateforme de vente : Système technique hébergeant la logique de vente et de paiement des billets, pouvant être Yurplan ou un partenaire externe (Pass Culture, distributeurs tiers).

Émetteur : Acteur (utilisateur, membre de staff ou système) ayant effectué l'action de création de la commande. Trace la responsabilité de l'acte de vente.

Acheteur : Personne physique ou morale titulaire du contrat, propriétaire légal de la commande et des fonds engagés. C'est l'interlocuteur unique pour la communication transactionnelle. Voir aussi : Participant

Modération : Processus de validation manuelle ou automatique appliqué à une commande avant sa finalisation. Permet le contrôle qualité pour détecter fraudes, commandes suspectes ou non-conformes.

Import : Canal de vente hybride permettant l'intégration des commandes créées sur des plateformes de distribution externes (FNAC, Ticketmaster, Weezevent) dans l'écosystème Yurplan.

Statuts : Indicateur de l'étape actuelle dans le cycle de vie d'une commande. Il détermine la validité des billets et les actions disponibles.

Scénarios types :

Participants

Inscription : Acte par lequel une personne physique obtient le statut de participant à un événement, matérialisé par la génération d'au moins un billet à son nom. Une commande peut générer plusieurs inscriptions si elle contient des billets pour différentes personnes.

Participant : Personne physique, identifiée ou non, qui est attendue à l'événement. Dans Yurplan, c'est l'ensemble des informations qui permettent d'identifier cette personne. Terme privilégié dans les contextes de reporting et d'analyse.

Billet : Titre unique et cessible qui donne le droit d'entrer à un événement. Entité unique générée par une commande avec son propre qr code.

Statuts : État actuel du titre d'accès. Il détermine sa validité lors du contrôle d'accès.

*Sauf configuration multi-passages

Contrôle d'accès

Contrôle d'accès : Processus de vérification des billets aux points d'accès d'un événement via l'application yurplan scan. Permet de valider les entrées et, optionnellement, les sorties. S'appuie sur des Listes de contrôle pour appliquer les règles d'accès.

Liste de contrôle : Configuration qui définit les règles d'accès pour un point de contrôle. Associe des tarifs à des autorisations : horaires de passage, nombre de passages, avertissements personnalisés. Peut inclure des Tarifs de plusieurs événements.

Yurplan Scan : Application mobile officielle de contrôle d'accès (iOS/Android). Permet de scanner les billets par caméra ou lecteur laser. Fonctionne en mode connecté ou en mode hors-ligne. Affiche les statistiques de scans en temps réel.

Entrée (Scan) : Enregistrement d'un passage entrant validé, généré par le scan réussi d'un billet. Preuve de passage horodatée qui modifie l'état du Billet (Valide → Scanné) et incrémente le compteur de présence.

Sortie : Enregistrement d'un passage sortant, généré par le scan d'un billet en mode sortie. Décrémente le compteur de présence. Utilisé pour le suivi de la jauge en temps réel.

Mode sortie : Configuration de yurplan scan permettant d'enregistrer les sorties au lieu des entrées. Permet de connaître le nombre exact de participants présents sur site à un instant T.

Mode hors-ligne : Fonctionnement de yurplan scan sans connexion réseau. Les billets sont pré-téléchargés, les entrées et sorties stockées localement puis synchronisées au retour de la connexion.

Nombre de passages : Limite configurée par tarif dans une liste de contrôle, définissant combien de fois un billet peut être validé. Par défaut : 1 passage. Configurable jusqu'à 50 ou illimité (événements multi-jours).

Horaires de passage : Restriction temporelle configurée par tarif dans une liste de contrôle. Définit les créneaux pendant lesquels un billet est valide (ex: pass jour 1, pass soirée).

Statut de scan : Résultat affiché par yurplan scan lors de la vérification d'un billet.

Guichet

Guichet : Canal de vente physique permettant aux membres de l'équipe organisateur de créer des commandes directement sur le lieu de l'événement via une interface dédiée. Chaque poste de vente correspond à un compte utilisateur distinct pour assurer la traçabilité. Nécessite une connexion réseau (WiFi dédié recommandé) pour être fonctionnel.

Compostage automatique : Option du guichet qui valide automatiquement les billets au moment de leur création, sans nécessiter de scan ultérieur. Les Billets sont immédiatement marqués comme "composté" (équivalent à "scannés"). Utile lorsque le point de vente se situe à l'intérieur du périmètre de l'événement.

Rapport : Document de synthèse listant l'ensemble des commandes et Transactions réalisées via le guichet sur une période donnée. Permet de réconcilier les encaissements (Carte bancaire, Espèces) et de vérifier la cohérence avec les fonds collectés. Filtrable par émetteur.

Formulaire Guichet : Version simplifiée du formulaire d'inscription, optimisée pour la saisie rapide en contexte de vente sur place. Recommandation : 3-5 champs essentiels, formats de réponse rapides (oui/non, liste déroulante). La collecte nominative peut être désactivée

Opérateur : Membre d'Équipe utilisant le guichet pour créer des commandes sur place. Chaque opérateur dispose de son propre compte pour tracer ses ventes. Identifié comme émetteur sur les Commandes qu'ilgénère, permettant la réconciliation dans le rapport Guichet.

Imprimante thermique : Périphérique d'impression permettant de générer des billets au format ticket ou badge directement depuis le guichet. Modèles compatibles : Zebra GX420D ou Zebra ZD421. Fonctionne avec les Rouleaux thermiques Yurplan et les Étiquettes thermiques badge A6. Nécessite une configuration préalable comme imprimante par défaut du poste.

Rouleau thermique Yurplan : Consommable officiel permettant d'imprimer les billets thermiques via le guichet. Contient les informations nominatives du participant, le qr code et les CGU de la billetterie.

Billets numérotés de manière consécutive pour la traçabilité.

Étiquette thermique badge A6 : Badge blanc au format A6 imprimable via le guichet, destiné à être inséré dans un porte-badge. Affiche par défaut le Nom, Prénom et qr code du participant. Informations personnalisables sur demande auprès du support Yurplan.

Marketing & CRM

Contact : Individu unique dans le crm de l'organisateur, regroupant l'historique de ses participations à plusieurs événements. Entité relationnelle long-terme servant de base pour la segmentation et les campagnes.

Propriété de Contact : Attribut spécifique (un champ) sur la fiche d'un contact dans le crm. C'est le pont vers le CRM qui permet de synchroniser les informations collectées lors des commandes.

Groupe : Ensemble de contacts segmenté selon des critères spécifiques. Permet de cibler les communications. Un groupe peut être statique (manuel) ou dynamique (basé sur des filtres).

Campagne : Email (newsletter, invitation) envoyé à un groupe de contacts via l'outil Yurplan. Principal outil pour communiquer avec sa base de contacts et promouvoir de nouveaux événements.

Lien de diffusion : Système d'attribution marketing permettant d'identifier l'origine précise d'un visiteur et de tracer son parcours jusqu'à la commande via des paramètres d'URL personnalisés. Essentiel pour calculer le ROI.

Source : Plateforme spécifique qui a amené le participant à la billetterie. C'est le "d'où" marketing (Facebook, Google, Newsletter...).

Media : Type de lien marketing utilisé pour amener le participant. C'est le "comment" marketing (cpc, social, email...).

Nom de campagne : Identifiant unique de l'opération commerciale ou promotionnelle globale. C'est le "pourquoi" marketing (Soldes_Hiver, Lancement_EarlyBird...).

Pixel de Suivi : Code fourni par un service externe (Meta, Google) ajouté au site web pour suivre le comportement des visiteurs. Permet l'analyse d'audience, la mesure des conversions et le retargeting.

Comptabilité

Recettes : Montant total brut (TTC) généré par les ventes de billets pour un événement. Indicateur principal du chiffre d'affaires, calculé avant la déduction des commissions.

Avance de trésorerie : Virement d'une partie ou de la totalité du solde événement disponible, effectué à l'organisateur avant la clôture de l'événement. Permet de financer les dépenses en amont.

Commission : Pourcentage et montant fixe prélevé par Yurplan sur chaque transaction par billet ou activité en rémunération du service de plateforme et de traitement des paiements.

Remboursement : Action de restituer le montant payé pour une commande. Initié par l'organisateur (annulation, geste commercial), il annule les billets correspondants et maintient la cohérence comptable.

Solde événement : Montant net disponible pour un événement.  C'est la "cagnotte" de l'événement, virée à l'organisateur après la clôture.

Solde événement = recettes - avance de trésorerie - commissions - remboursements

Facture participant : Document comptable généré pour le participant suite à sa commande. Détaille les articles achetés et la tva, essentiel pour les participants professionnels.

Facture de Commission : Document comptable émis par Yurplan à l'organisateur, détaillant les frais de service. Nécessaire pour la comptabilité de l'organisateur.

Virement : Transfert des fonds collectés (moins les commissions) par Yurplan à l'organisateur. Aboutissement financier de l'événement, effectué après la clôture sur le rib de l'organisation.

Clôture d'événement : Acte administratif et financier qui arrête les comptes d'un événement. Étape manuelle ou automatique après la fin de l'événement qui fige les ventes, les remboursements, et déclenche le virement final.