Gérer les commandes de votre événement

Sommaire

💡 Prérequis

Avant d'utiliser le Gestionnaire de commandes, assurez-vous d'avoir :

  • Créé au moins un tarif sur votre événement
  • Les droits d'accès Administrateur ou Membre d'équipe avec accès aux commandes

Afficher vos commandes


Pour accéder au Gestionnaire de commandes, cliquez sur Gestion > Commandes dans le menu déroulant à gauche.


Cet onglet regroupe l'ensemble des commandes de votre événement. Chaque ligne affiche les informations suivantes :


  • Nom : Le prénom et nom de l'acheteur
  • Date d'achat : La date et l'heure auxquelles la commande a été créée
  • Commande : La référence unique de la commande (format YPT...). Si indicateur visuel 🛡️ est visible, cela indique que la commande est couvertes par l'assurance Neat
  • Total : Le montant total de la commande en euros TTC
  • Moyen de règlement : La méthode utilisée pour régler la commande
  • Canal de vente : L'interface utilisée pour créer la commande
  • Contenu : Le nombre de billets et/ou d'activités inclus dans la commande
  • Statut : L'état actuel de la commande

💡 Consultez le Glossaire pour retrouver la définition complète des statuts, moyens de règlement et canaux de vente.




Rechercher une commande


Pour rechercher une commande, il vous suffit d'utiliser la barre de recherche comme indiqué dans la capture ci dessous :

Vous pouvez rechercher une commande par:

  • Numéro de commande (YPTB...)
  • Nom ou prénom de l'acheteur
  • Adresse email de commande
  • Numéro de billet

Filtres avancés

Il est possible d'afficher vos commandes selon une caractéristiques bien précise. Pour cela il vous faut utiliser les filtres.

Les filtres sont organisés en six sections pour vous aider à affiner votre recherche. Cliquez sur Filtrer pour ouvrir le panneau.

Section Commande

  • Période : Plage de dates de création des commandes
  • Total : Montant exact de la commande
  • Statut : État de la commande (multi-sélection possible)
  • Émetteur : Personne de votre équipe ayant créé la commande
  • Assurance : Filtrer les commandes avec ou sans assurance Neat

Section Billetterie

  • Tarif : Types de billets vendus (regroupés par catégorie)
  • Code de réduction : Recherche par code promotionnel utilisé
  • Code d'inscription : Recherche par code d'accès (si le module est activé)

Section Transactions

  • Moyen de règlement : Méthode de paiement utilisée (multi-sélection possible)
  • Facture : Recherche par numéro de facture

Section Point de vente

  • Plateforme de vente : Le réseau ou partenaire technique d'origine (affiche uniquement les plateformes utilisées pour cet événement)
  • Canal de vente : Interface de création de la commande (multi-sélection possible)

Section Programme

Cette section apparaît uniquement si vous avez activé le module Programme sur votre événement.

  • Activités : Sessions ou créneaux réservés (visible uniquement si votre événement propose des activités)

Section Partenaire

Cette section apparaît uniquement si vous avez activé le module Partenaires sur votre événement.

  • Nom : Partenaire associé à la commande (visible uniquement si le module Partenaires est activé)

Pour appliquer vos filtres, cliquez sur Filtrer et sur Réinitialiser pour les remettre à zéro.




Consulter une commande

Pour chaque commande listée, cliquez sur les trois points dans la colonne Actions pour accéder au menu suivant :

  • Détails : ouvre la page complète de la commande (voir section suivante)
  • Modérer : apparaît uniquement si la modération est activée et que les billets n'ont pas encore été envoyés
  • Envoyer la commande : renvoie les billets par email à l'Acheteur
  • Télécharger la commande : télécharge tous les billets de la commande en PDF

💡 L'action Modérer ou Envoyer la commande s'affiche selon que la Modération est activée ou non sur votre événement.

Cliquez sur Détails pour accéder à la page complète de la commande. Cette page est divisée en plusieurs sections :

Sur cette page, vous retrouverez les détails de la commande. Celle ci est divisée en 3 sections :

Détails

Informations de la commande

Cette section affiche :

  • Référence : numéro unique de la commande (YPT...)
  • Canal de vente : le canal de vente utilisé (Billetterie, Guichet, Gestionnaire de commandes...)
  • Moyen de règlement : carte bancaire, chèque, espèces, etc.
  • Total : total de la commande TTC
  • Total restant : affiché uniquement en cas de remboursement partiel
  • Promotion : code de réduction appliqué, si applicable
  • Date : date et heure de la commande
  • Assurance : Oui/Non (si l'assurance NEAT est activée sur votre événement)

Actions disponibles :

  • Modérer la commande : si la modération est activée et les billets non envoyés
  • Envoyer la commande : renvoie les billets par email

Informations de l'Acheteur

Cette section affiche les coordonnées de l'acheteur :

  • Nom : nom de famille de l'Acheteur
  • Prénom : prénom de l'Acheteur
  • Email : adresse email de l'Acheteur
  • Réponses aux formulaires : réponses aux questions personnalisées posées lors de la commande (si applicable)

Si une adresse de facturation a été renseignée, elle apparaît également :

  • Société : nom de l'entreprise
  • Adresse : adresse postale complète
  • Ville : code postal et ville
  • Pays : pays de facturation

💡 L'acheteur est la personne qui a passé la commande. Il peut être différent des participants (porteurs des billets) dans le cas d'achats groupés.

Transactions

Cette section résume les mouvements financiers liés à la commande. Chaque ligne affiche les informations suivantes :

  • Type : nature de la transaction
    • Achat : paiement initial de la commande
    • Remboursement : remboursement total ou partiel
  • Date de création : date et heure de la transaction
  • Moyen de règlement : moyen utilisé pour régler la transaction
  • Statut : état de la transaction
    • Valide : paiement confirmé et validé
    • En attente de règlement : paiement en cours de validation (chèque, virement...)
  • Total TTC : montant de la transaction toutes taxes comprises

Actions

Il est possible d'ajouter de nouvelles transactions sur la commande grâce aux actions en haut à droite du tableau

  • Rembourser : lance le processus de remboursement. Disponible uniquement pour les commandes payées par carte bancaire en ligne et si l'événement n'est pas annulé.

💡 Le bouton Rembourser apparaît uniquement pour les commandes réglées par carte bancaire en ligne et Apple Pay. Pour plus de détails voir Rembourser une commande

  • Enregistrer un règlement : permet d'enregistrer manuellement un paiement (chèque, virement...). Disponible uniquement si la commande n'est pas réglée et qu'aucune transaction en ligne n'existe.

Pour chaque ligne de transaction, cliquez sur les trois points pour accéder aux actions suivantes :

  • Envoyer la facture : ouvre une fenêtre pour envoyer la facture par email à l'adresse de votre choix
  • Télécharger la facture : ouvre la facture dans un nouvel onglet au format PDF

💡 Les actions sur la facture sont disponibles uniquement pour les commandes dont le montant est supérieur à 0 euros.

Billets

Cette section liste tous les billets de la commande. Chaque ligne affiche les informations suivantes :

  • N° billet : identifiant unique du billet. En cliquant dessus, vous accédez à la fiche complète du Participant.
  • Tarif : nom du tarif sélectionné. Si le billet fait partie d'un pack, la mention "Pack [nom]" apparaît sous le tarif.
  • Participant : nom de la personne à qui le billet est attribué
  • Place : numéro de place attribué (cette colonne apparaît uniquement si le placement numéroté est activé sur votre événement)
  • Statut : état du billet
  • Total TTC : prix du billet toutes taxes comprises, avec le taux de TVA applicable (si billet payant)
  • Action : permet de télécharger le billet individuel au format PDF

💡 En cas de billet nominatif, l'acheteur n'est pas obligatoirement le participant. Par exemple, une entreprise peut acheter des billets pour ses collaborateurs.

Il est possible d'effectuer des actions groupées sur l'ensemble des billets d'une commande grâce aux actions en haut à droite de la section

  • Annuler les billets :
    1. Cochez les billets à annuler dans la liste
    2. Cliquez sur Annuler les billets
    3. Choisissez si vous souhaitez rembourser ces billets (Oui ou Non)
    4. Cliquez sur Confirmer

💡 Vous pouvez annuler des billets sans rembourser le Participant. Le statut du billet passera en Annulé mais aucun remboursement ne sera effectué.

  • Télécharger les billets : télécharge tous les billets de la commande en un seul document PDF. Pour télécharger un billet individuellement, cliquez sur la flèche dans la colonne Actions de la ligne correspondante.



Exporter la liste de vos commandes

Il est possible d'exporter la liste complète des commandes de votre événement. Pour ce faire, rendez-vous à l'onglet Gestion > Commandes puis cliquez sur le bouton Exporter en haut à droite puis Toutes les commandes.

Cliquez sur Exporter toutes les ventes (CSV), le téléchargement de votre fichier d'export CSV se lancera automatiquement sur votre navigateur.


Vous pouvez également exporter des fichiers filtrés au préalable par vos soins, pour ce faire :  

  1. Appliquez les filtres souhaités
  2. Cliquez sur Exporter puis sur Les résultats de la recherche

Colonnes de l'export CSV

Informations de la commande

  • # : numéro séquentiel de la commande dans l'export
  • Commande : référence unique de la commande (format YPT...)
  • Date d'achat : date et heure de création de la commande
  • Billets dans la commande : nombre de billets contenus dans la commande

Informations de l'Acheteur

  • Nom acheteur : nom de famille de la personne ayant passé la commande
  • Prénom acheteur : prénom de la personne ayant passé la commande
  • Email acheteur : adresse email de l'Acheteur

Informations de l'Émetteur

  • Nom émetteur : nom du membre de l'équipe ayant créé la commande (si applicable)
  • Prénom émetteur : prénom du membre de l'équipe
  • Email émetteur : adresse email du membre de l'équipe

💡 Les colonnes émetteur sont renseignées uniquement pour les commandes créées manuellement via le Gestionnaire de commandes ou le Guichet.

Données financières

  • Total (HT) : montant hors taxes de la commande
  • Total (TTC) : montant toutes taxes comprises

Informations de vente

  • Canal de vente : origine de la commande (Billetterie, Guichet, Gestionnaire de commandes, Espace partenaires...)
  • Plateforme : plateforme de paiement utilisée
  • Moyen de règlement : méthode de paiement (Carte bancaire, Chèque, Espèces, Virement...)
  • Référence de paiement : référence personnalisée (numéro de chèque, référence virement...)

Codes et promotions

  • Code d'inscription : code d'invitation utilisé lors de l'achat (si applicable)
  • Code promotionnel : code de réduction appliqué à la commande (si applicable)

Statut

  • Statut Commande : état de la commande

Vous avez toujours besoin d'aide ? Contactez nous Contactez nous

Articles en relation