Comment proposer la réservation d'activités à mes participants ?
Grâce à l'application Programme d'événement, vous pouvez désormais proposer différentes activités aux participants de votre événement (conférences, ateliers, rendez-vous individuels...).
Comment mettre en l'application Programme événement sur mon interface
Vous devez demander l'activation du module auprès d'un expert directement depuis votre espace organisateur à l'onglet Applications >Ajouter une application ou Gérer mes applications.
Pour demander l'activation de cette fonctionnalité, rendez-vous dans votre espace organisateur à l'onglet Applications > Gérer mes applications. Cliquez ensuite sur le sous menu Billetterie, puis en dessous de l'application Programme d'événement.
Si vous souhaitez plus d'information sur les fonctionnalités de cette application, vous pouvez cliquer sur le bouton En savoir plus, situé en dessous du bloc.
Dès activation de la fonctionnalité, vous pourrez vous diriger sur l'onglet Applications > Programme d'événement dans l'interface de gestion de votre événement.
Comment créer une activité
Pour créer une nouvelle activité, allez sur l'application Programme d'événement > Activités, puis cliquez sur le bouton Ajouter une activité, présent en haut à droite de la page.
Renseignez :
- Le nom et la description de votre activité,
- Ajoutez les sessions disponibles pour cette activité
- Date de début et date de fin (obligatoire)
- Prix (facultatif, uniquement si l'activité est payante)
- Quantité (facultatif, si vous avez quota de place(s) pour la session)
- Pour les activités payantes uniquement : renseignez le taux de TVA unique qui s'applique à toutes les sessions de l'activité
- Renseignez les Conditions de vente et les Informations complémentaires (facultatif) dans lesquelles vous pourrez créer des catégories d'activités et paramétrer les accès de l'intervenant
- Cliquez sur le bouton violet Ajouter en bas de page.
Si vous souhaitez mettre hors ligne toutes les activités de votre événement en même temps afin qu'elles ne soient plus proposées aux participants, il vous suffit de cliquer sur le bouton clore le module Activités en haut à droite. Vous pourrez par la suite rouvrir la réservation d'activité via le bouton Ouvrir le module Activités.
Si par ailleurs, vous souhaitez le faire activité par activité, vous devez décocher la pastille violette de la colonne visibilité pour l'activité souhaitée.
Vous avez aussi la possibilité de le faire session d'activité par session d'activité, pour cela, cliquer sur le chevron dans la colonne session, puis décocher la pastille pour chaque session que vous souhaitez mettre hors ligne :
Quelles actions puis-je faire sur une activité ?
Une fois l'activité créée, vous pouvez éventuellement réaliser certaines actions en fonction de si une réservation a été enregistrée ou pas sur l'activité.
Pour ce faire, cliquez sur les trois petits points Actions à la ligne de l'activité souhaitée
Si aucune réservation n'a été faite, vous pouvez :
- Editer l'activité entièrement
- Exporter la liste des participants
- Dupliquer l'activité et ses sessions
Si au moins une réservation a été enregistrée, vous pouvez :
- Editer l'activité, mais sans pouvoir changer le prix des sessions sur lesquelles des réservations ont été faites
- Exporter la liste des participants
- Dupliquer l'activité et ses sessions
💡La duplication permet de garder la même configuration tout en modifiant uniquement les informations propres à la nouvelle activité telle que le nom et les sessions
💡Il n'est malheureusement pas possible de supprimer une activité, que cette dernière ait enregistré des réservations ou pas. Si vous êtes trompé dans la configuration d'une activité, vous devez la mettre hors ligne et en créer une nouvelle
Configuration
Dans cet onglet, vous pourrez :
- Rajouter des informations qui seront visibles par tous, sur la page de votre événement, juste avant l'étape de réservation des activités
- Choisir d'afficher ou non la limite des places restantes sur chacune de vos sessions
- Ne pas afficher de notion de prix sur vos activités (uniquement si vous n'avez que des activités gratuites)
- Limiter le nombre de réservations possibles sur un même créneau
- Autorisez vos participants à se désinscrire d'activités gratuites réservées (une date butoir sera à renseigner)
- Limiter le nombre minimum et maximum de sessions réservables par participant
Contrôle d'accès
Une liste de contrôle est créée pour chaque session d'activité et vous pourrez ainsi contrôler chaque participant inscrit à une à cette session.
Il est tout à fait possible de créer une nouvelle liste de contrôle comprenant l'ensemble des sessions ou une partie des sessions d'une activité en fonction de votre besoin.
Pour ce faire :
- Cliquez sur le bouton Ajouter une liste
- Nommez votre liste
- Choisissez les sessions que vous souhaitez rajouter à cette liste
- Cliquez sur le bouton Créer la liste
💡Le bouton Contacter les no-show vous permet de communiquer à travers notre module de campagne, auprès des participants inscrits, mais qui ne se sont pas présentés à la session. Pour en savoir plus sur ce module, rendez-vous sur ici