L'espace Partenaire

💡 L'Espace partenaire est un module Premium qui nécessite une activation par un conseiller Yurplan. Pour l'activer, rendez-vous dans votre espace de gestion d'événement, cliquez sur Gérer mes applications en bas de votre menu, puis sur Contacter un expert. Un conseiller prendra rapidement contact avec vous pour activer la fonctionnalité.

Une fois activé, l'Espace partenaire vous permet de gérer vos partenaires (exposants, sponsors, artistes, presse...) et de leur donner accès à des fonctionnalités dédiées :

Invitations : vos partenaires peuvent envoyer des invitations à leurs contacts (codes de retrait ou titres d'accès)
Badges partenaires : attribuez un quota de badges nominatifs à vos partenaires pour leur équipe (staff, commerciaux, intervenants)
Scan visiteurs : vos partenaires peuvent récolter les fiches visiteurs sur leur stand via l'application Yurplan Scan, afin de les recontacter après l'événement

Envoyer l'accès à vos partenaires

Droits d'invitation
Droits de badges partenaires
Accès à l'application Scan

Ajout des partenaires

Ajout via import CSV
Ajout manuel

Gestion des badges partenaires

Suivre la consommation des badges
Actions du partenaire sur ses badges
Désactivation d'un badge : impact côté organisateur
Membres d'équipe et badges
Formulaire et badges

Gestion des invitations partenaires

Modèle d'invitations
Annulation des invitations non reçues
Téléchargement des billets des invités

Suivi des statistiques partenaires

Statistiques des invitations
Statistiques des scans

Édition des profils partenaires

Désactiver l'accès d'un compte partenaire
Modifier les droits d'un compte partenaireer les droits d'un compte partenaire

1. Envoyer l'accès à vos partenaires

Allez dans l'onglet « Espace Partenaires > Liste des partenaires ».
Cliquez sur le bouton Envoyer des accès en haut à droite de la page.

Sélectionnez la typologie de partenaire que vous souhaitez ajouter, parmi la liste disponible : Artiste, Intervenant, Exposant, Presse, Sponsor, Partenaire.

💡 Vous souhaitez ajouter plusieurs typologies de partenaires ? Vous devrez alors ajouter vos partenaires en plusieurs fois, typologie par typologie. Si vous devez par exemple ajouter des artistes ainsi que des sponsors, il vous faudra d'abord ajouter vos artistes, puis vos sponsors.

Donner accès aux invitations

Si vous souhaitez que vos partenaires puissent envoyer des invitations à leurs contacts depuis leurs espaces, cochez la case Envoyer des invitations.

Vous aurez alors accès aux options suivantes :

Comment souhaitez-vous que vos partenaires envoi des invitations ?

Codes de retrait : Les contacts recevront un code de retrait pour s'inscrire et récupérer leurs titres d'accès. Leurs informations seront collectées via vos Formulaires.

Titres d'accès : Les invités recevront leurs titres d'accès directement dans leur espace personnel. Aucune donnée supplémentaire ne sera collectée..

💡 Si vous hésitez entre les deux types d'invitation, consultez notre article Quels droits puis-je donner à mes Partenaires / Exposants ? pour en connaître les différences.

Sélectionnez ensuite les tarifs que vos partenaires pourront appliquer lors de l'envoi de leurs invitations. Vous pourrez déterminer les quotas disponibles pour chacun de vos partenaires à l'étape suivante.

⚠️ Vous pouvez sélectionner jusqu'à un maximum de 5 tarifs.

Donner accès aux badges

Vous pouvez également activer l'option Retirer des badges pour permettre à vos partenaires d'attribuer des badges nominatifs aux membres de leur équipe.

💡 Les badges partenaires sont indépendants des invitations. Un partenaire peut avoir des badges sans invitations, et inversement. Les deux fonctionnalités se configurent séparément.

Si vous activez les badges :

Sélectionnez le tarif qui sera utilisé pour générer les badges. Un seul tarif peut être associé aux badges (contrairement aux invitations qui peuvent utiliser plusieurs tarifs).
Le formulaire associé à ce tarif sera utilisé pour collecter les informations des membres d'équipe du partenaire (nom, prénom, fonction, etc.).
Chaque badge généré crée un billet avec un QR code scannable, permettant le contrôle d'accès sur site.

Donner accès à la collecte de contact

Si vous souhaitez donner la possibilité à vos partenaires de scanner les billets de vos participants pendant l'événement afin de collecter leurs données pour des prises de contacts ultérieurs, cochez la case Scanner et collecter des contacts

💡 Consultez l'article Yurplan Exposant afin d'en savoir plus sur l'application.

Une fois les droits accordés, cliquez sur le bouton Suivant en bas à droite de la page pour passer à l'étape d'ajout des partenaires.

2. Ajout des partenaires

Sur cette page vous pouvez visualiser le quota d'invitations ainsi que la liste de vos partenaires.

Pour l'ajout des partenaires, vous disposez de deux options :

Ajout via import CV

Cliquez sur le bouton Importer.

Cliquez sur Télécharger le gabarit. Vous allez obtenir un fichier, ouvrable depuis un logiciel tableur type Excel ou Open Office.
Ouvrez-le au format CSV, avec le jeu de caractères UTF-8 et le séparateur point-virgule.
Renseignez le nom du partenaire dans la colonne « Partenaire ». Vous avez sélectionné un autre type de Partenaire, comme Artiste, la colonne s'appellera alors « Artiste ».
Renseignez l'adresse mail du partenaire administrateur dans la colonne « Adresse mail ».
La colonne « Nombre d'invitations » s'affiche si à la section Invitations partenaires, vous avez sélectionné Codes de retrait ou Titres d'accès. Renseignez à chaque ligne le nombre d'invitations que le partenaire pourra envoyer.
La colonne « Nombre de badges » s'affiche si vous avez activé les badges partenaires à l'étape précédente. Renseignez à chaque ligne le quota de badges que le partenaire pourra attribuer à son équipe.

💡 Le quota de badges est distinct du quota d'invitations. Il n'y a pas de limite imposée par la plateforme : le nombre de badges est à votre discrétion en tant qu'organisateur.

Cliquez sur Sélectionner votre fichier, et sélectionnez le fichier à importer.

Vérifiez que les colonnes et le contenu renseignés correspondent bien. Si besoin, cliquez sur le bouton Précédent, corrigez le fichier et importez-le de nouveau.
Si le contenu importé est bon, cliquez sur le bouton Suivant.

Vérifiez le contenu et cliquez sur Ajouter.

Vérifiez le contenu et cliquez sur Terminer.

Les accès créés viennent d'être envoyés, vos partenaires n'ont plus qu'à créer leur compte !

Ajout manuel

De la même manière, vous pouvez tout à fait ajouter des partenaires manuellement, directement dans votre tableau récapitulatif.

Cette méthode est généralement utilisée lorsque très peu de partenaires sont ajoutés à la fois, mais il est également possible de coller directement les informations et droits de partenaires à partir d'un tableur type Excel :

Renseignez le nom du partenaire dans la colonne « Partenaire ». Vous avez sélectionné un autre type de Partenaire, comme Artiste, la colonne s'appellera alors « Artiste ».
Renseignez l'adresse mail du partenaire administrateur dans la colonne « Adresse mail ».
La colonne « Nombre de membres » s'affiche si vous avez coché la case Accorder l'accès aux scans des participants à l'étape précédente. Renseignez à chaque ligne le nombre de membres que le partenaire pourra ajouter.
Les colonnes des différents tarifs sélectionnés s'affichent si à la section Envoyer des invitations, vous avez sélectionné Codes de retrait ou Titres d'accès. Renseignez à chaque ligne le nombre d'invitations que le partenaire pourra envoyer.
La colonne « Nombre de badges » s'affiche si vous avez activé les badges partenaires. Renseignez le quota de badges pour chaque partenaire.
Vérifiez le contenu et cliquez sur Ajouter.

Vérifiez le contenu et cliquez sur Terminer.

Les accès créés viennent d'être envoyés, vos partenaires n'ont plus qu'à créer leur compte !

💡 Il est important de savoir que vous ne pouvez pas ajouter plusieurs fois la même adresse mail en tant que Partenaire.

Vous avez envoyé des accès à un partenaire, mais le contact administrateur a changé ? Vous ne pourrez pas modifier l'email du partenaire que vous avez renseigné lors de l'ajout si ce dernier a déjà activé son compte. Il vous faudra reprendre tout le processus d'ajout du partenaire, en prenant le soin de renseigner une autre adresse mail.

3. Gestion des badges partenaires

Suivre la consommation des badges

Depuis votre liste de partenaires dans « Espace Partenaires > Liste des partenaires », la colonne « Badges » affiche pour chaque partenaire le ratio X/Y (badges créés / quota alloué).

X correspond au nombre de badges déjà attribués par le partenaire à son équipe.
Y correspond au quota total que vous avez configuré.

Vous pouvez identifier rapidement les partenaires qui ont consommé la totalité de leur quota et ceux qui disposent encore de badges disponibles.

Actions du partenaire sur ses badges

Depuis son Espace Partenaire, votre partenaire peut effectuer les actions suivantes sur ses badges :

Attribuer un badge à un membre de son équipe en remplissant le formulaire associé au tarif que vous avez configuré.
Désactiver un badge si un membre n'a plus besoin d'accéder à l'événement.
Télécharger un badge au format PDF pour l'imprimer ou le transmettre.

Désactivation d'un badge : impact sur vos billets

Lorsqu'un partenaire désactive un badge depuis son espace :

Le billet associé au badge est automatiquement annulé. Le QR code ne sera plus valide lors du contrôle d'accès. Vous retrouverez ce billet avec le statut « ANNULE » dans votre liste de participants.
Le quota de badges est automatiquement libéré : le partenaire peut alors attribuer ce badge à un autre membre de son équipe.

Membres d'équipe et badges

Le nombre de membres d'équipe d'un partenaire est décorrélé du nombre de badges.

Un partenaire peut avoir des membres dans son équipe qui n'ont pas de badge (par exemple, un administrateur qui gère l'espace sans se déplacer sur l'événement).
Le quota limite uniquement le nombre de badges attribuables, pas le nombre de membres ajoutés à l'équipe.

Formulaire et badges

Les contraintes du formulaire associé au tarif s'appliquent aussi aux badges. Si vous avez configuré des questions obligatoires dans le formulaire du tarif utilisé pour les badges, le partenaire devra y répondre lors de la création de chaque badge.

4. Gestion des invitations partenaires

Modèle d'invitations

Vous pouvez personnaliser l'email d'invitation que vos partenaires enverront à leurs invités.

Dirigez-vous dans l'onglet « Espace Partenaires > Modèle des invitations ».

Vous pouvez configurer les éléments suivants :

Informations de l'email :

Nom de l'expéditeur : laissé vide par défaut. L'administrateur du compte partenaire pourra le modifier.
Adresse email de réponse : laissé vide par défaut. L'administrateur du compte partenaire pourra la modifier.
Sujet : laissé vide par défaut. L'administrateur du compte partenaire pourra le modifier.

Contenu et apparence :

Image de couverture : l'image de couverture de votre page événement est reprise automatiquement comme visuel principal.
Titre : par défaut « Invitation à l'événement [Nom de l'événement] ».
Texte : par défaut « [Nom de votre organisation] est heureux de vous inviter à l'événement [Nom de l'événement] qui aura lieu le [Date de début de l'événement] ». L'administrateur du compte partenaire pourra le modifier.
Bouton d'action : par défaut, le texte du bouton est « Retirez votre invitation ».
Réseaux sociaux : vous pouvez ajouter des liens vers vos réseaux sociaux (Facebook, Twitter) et votre site internet en les renseignant dans votre compte Organisateur, onglet « Paramètres ».

💡 Les champs marqués comme éditables par l'administrateur du compte partenaire pourront être modifiés par vos partenaires depuis leur espace. Le modèle que vous configurez ici sert de base par défaut pour tous vos partenaires.

Annulation des invitations non reçues

Vos partenaires peuvent annuler une invitation directement marquée comme « Non reçue » en cas d'envoi de titre d'accès.

Lorsque celle-ci n'a pas trouvé de destinataire, le partenaire peut cliquer sur les 3 petits points de la colonne « Actions » puis sur Annuler.

Le billet concerné passera automatiquement au statut « ANNULE ».

Le quota d'invitations de votre partenaire est automatiquement réajusté en conséquence, ce qui lui permet de réutiliser l'invitation.

Dans le cadre de codes de retrait, votre partenaire peut modifier directement l'adresse email erronée et la renvoyer en cliquant sur les 3 petits points de la colonne « Actions » puis Éditer.

Téléchargement des billets des invités

💡 Cette option est uniquement disponible pour les comptes partenaires avec le type d'invitation « Titre d'accès ».

Lorsque votre partenaire a envoyé des invitations, il aura la possibilité de les télécharger directement depuis son espace partenaire en cliquant sur les 3 points de la colonne « Actions » puis Télécharger.

5. Suivi des statistiques partenaires

Vous pouvez suivre les performances de vos partenaires depuis l'onglet « Espace Partenaires > Statistiques ». Deux vues sont disponibles :

Statistiques des invitations

Cet onglet affiche pour chaque partenaire les métriques suivantes :

Invitations envoyées : nombre d'invitations envoyées par rapport au quota alloué.
Invitations retirées : nombre d'invitations effectivement utilisées par les invités par rapport au total envoyé.
Invités venus : nombre d'invitations scannées à l'entrée par rapport au total retiré.
Badges retirés : nombre de badges générés par rapport au quota de badges (si les badges sont activés).

Chaque ligne peut être dépliée pour consulter le détail par tarif : vous visualisez les mêmes métriques ventilées par type de billet.

💡 Utilisez la barre de recherche en haut du tableau pour filtrer les résultats par nom de partenaire.

Statistiques de scan

Cet onglet affiche pour chaque partenaire :

Contacts pris : nombre de participants scannés par le partenaire sur son stand.
Couverture événement : pourcentage de contacts pris par rapport au nombre total de participants de l'événement.

Ces statistiques vous permettent d'évaluer l'activité de chaque partenaire et d'identifier ceux qui tirent le meilleur parti de l'application Yurplan Scan.

💡 Cet onglet est disponible uniquement si vous avez activé l'application Yurplan Scan pour vos partenaires.

6. Édition des profils partenaires

Désactiver l'accès d'un compte partenaire

💡 Vous vous êtes trompé dans l'adresse mail d'un administrateur de compte partenaire ? Vous voulez supprimer l'accès à son espace d'envoi d'invitations et à l'application Yurplan Scan ?

Dirigez-vous dans l'onglet « Espace Partenaires > Liste des partenaires ».
Dans la colonne « Actions », à la ligne du partenaire concerné, cliquez sur Désactiver.
Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton Désactiver pour confirmer la désactivation du compte.

💡 L'accès au compte partenaire prendra fin dès validation du formulaire !

Si vous souhaitez de nouveau activer ce compte, suivez le même chemin, et cliquez sur le bouton Activer.

Modifier les droits d'un compte partenaire

Dirigez-vous dans l'onglet « Espace Partenaires > Liste des partenaires ».
Sur la ligne du partenaire concerné, cliquez sur Éditer.
Modifiez les champs désirés.
Validez en cliquant sur le bouton Sauvegarder.

Les informations que vous pouvez modifier sont les suivantes :

Le nom du compte partenaire
L'accès à l'application Yurplan Scan
Le nombre de membres d'équipe ayant accès à l'application Yurplan Scan
L'accès à l'envoi d'invitations
Le nombre d'invitations allouées au compte partenaire
Le tarif auquel les invités de ce partenaire auront accès
Le quota de badges attribué au partenaire

💡 Vous pouvez modifier le quota de badges d'un partenaire existant à tout moment. Si vous augmentez le quota, le partenaire pourra créer de nouveaux badges. Si vous le réduisez en dessous du nombre de badges déjà créés, les badges existants resteront actifs.