Gérer les participants de votre événement

Afficher vos participants

Pour accéder au Gestionnaire de participants, cliquez sur Gestion > Participants dans le menu déroulant à gauche.

Cet onglet regroupe l'ensemble des billets de votre événement. Chaque ligne affiche les informations suivantes :

• Participant : nom et prénom du titulaire du billet. Si aucun formulaire nominatif n'est configuré, la mention "Non nominatif" s'affiche à la place.
• Date/Heure : date et heure exacte de l'achat
• N° de billet : identifiant unique du billet. En cliquant dessus, vous accédez à la fiche complète du Participant.
• Tarif : type de billet. Si le billet fait partie d'un pack, la mention "Pack [nom]" apparaît sous le tarif.
• Statut : état du billet
  • Valide
  • Annulé
  • Échangé
  • Contrôlé
• Placement : numéro de place attribué (cette colonne apparaît uniquement si le placement numéroté est activé sur votre événement)
• Modération : état de modération du billet (cette colonne apparaît uniquement si la modération est activée sur votre événement)
• Actions : menu déroulant avec les options Détails, Éditer, Télécharger, Envoyer

Rechercher un participant

Pour rechercher un participant, utilisez la barre de recherche située en haut de la liste.

Vous pouvez rechercher par :

• Numéro de commande (commençant par YPT...)
• Nom ou prénom du Participant
• Adresse e-mail de l'Acheteur ou du Participant
• Numéro de billet

Filtres avancés

Cliquez sur Ajouter des filtres à droite de votre écran. Les filtres sont organisés par sections :

Section Billet

• Période : filtrer par plage de dates d'achat (date de début / date de fin)
• Statut : filtrer par état du billet (Valide, Annulé, Échangé, Contrôlé)
• Émetteur : filtrer par membre de l'équipe ayant créé le billet

Section Billetterie

• Tarif : filtrer par type de billet
• Code de réduction : filtrer par code promo utilisé lors de l'achat
• Code d'inscription : filtrer par code d'inscription (ce filtre apparaît uniquement si vous avez configuré des codes d'inscription sur votre événement)

Section Point de vente

• Plateforme : filtrer par distributeur externe (Ticketswap, Pass Culture, etc.). Ce filtre apparaît uniquement si vous avez des billets issus de plateformes partenaires.
• Canal de vente : filtrer par origine de la commande (Billetterie, Guichet, Gestionnaire de commandes, Espace partenaires, Import)

Section Programme

• Activités : filtrer par sessions d'activités réservées
• Produits boutique : filtrer par articles achetés dans la boutique

Section Partenaire

• Nom du partenaire : filtrer par partenaire ayant émis l'invitation

Section Contrôle

• Liste de contrôle : filtrer par liste Yurplan Scan configurée
• Contrôlé : filtrer les billets scannés (Oui) ou non scannés (Non)

Consulter un participant

Pour consulter les détails d'un participant, cliquez sur les 3 petits points dans la colonne Actions.

Plusieurs actions sont disponibles :

• Détails : ouvre la fiche complète du participant
• Éditer : modifie les réponses aux formulaires personnalisés
• Télécharger : télécharge le billet au format PDF
• Envoyer : envoie le billet par email au Participant

Page détails d'un participant

Cliquez sur Détails pour accéder à la fiche complète du participant. Cette page est divisée en plusieurs sections :

Informations du billet

Cette section affiche les informations essentielles du titre d'accès :

• N° de billet : identifiant unique du billet
• Date d'achat : date et heure de la commande
• Date d'annulation : date et heure de l'annulation (si le billet a été annulé)
• Tarif : type de billet
• Placement : numéro de place (si le placement numéroté est activé)
• Commande : lien cliquable vers la commande associée

Actions disponibles :

• Envoyer : envoie le billet par email
• Télécharger : télécharge le billet au format PDF

Informations du Participant

Cette section affiche les données personnelles du titulaire du billet :

• Nom : nom de famille du Participant
• Prénom : prénom du Participant
• Email : adresse email du Participant
• Réponses aux formulaires : réponses aux questions personnalisées configurées sur le tarif

Cliquez sur le bouton Éditer pour modifier les informations du Participant.

Activités

Un tableau liste les activités associées au billet avec les informations suivantes :

• Nom de l'activité : intitulé de la session réservée
• Statut : état de la réservation (Valide ou Annulée)
• Montant : prix de l'activité
• Commande : lien vers la commande associée

Actions disponibles :

• Ajouter : ajouter une nouvelle activité au Participant
• Annuler : annuler une activité sélectionnée

Contrôles

Cette section affiche l'historique des check-ins pour ce billet. Un tableau liste chaque passage avec les informations suivantes :

• Liste de contrôle : nom de la liste Yurplan Scan utilisée
• Date de contrôle : date et heure exacte du scan
• Contrôlé par : nom de l'utilisateur ayant effectué le scan
• Moyen de contrôle : appareil utilisé (Web, Android, iOS)
• Statut : type de passage (Entrée ou Sortie)

Historique des échanges

L'historique des échanges permet de tracer l'intégralité du parcours d'un billet depuis son émission initiale jusqu'à son titulaire actuel. Cette traçabilité est essentielle pour :

• Vérifier l'authenticité d'un billet
• Comprendre le parcours d'un titre d'accès en cas de litige
• Identifier tous les Participants ayant eu possession du billet

Un tableau retrace l'historique complet des transferts avec les informations suivantes :

• Émetteur : Participant ayant initié le transfert (cédant)
• Billet d'origine : numéro du billet avant l'échange. Ce billet passe au statut "Échangé" et devient invalide.
• Date et voie d'échange : date du transfert et canal utilisé :
  • Espace participant : transfert gratuit initié par le Participant depuis son espace personnel
  • Reelax : revente via la plateforme Reelax
  • Ticketswap : revente via la plateforme Ticketswap
  • Autre plateforme : revente via un autre partenaire intégré
• Billet récupéré : numéro du nouveau billet généré pour le récepteur. Ce nouveau billet est le seul valide.
• Récepteur : nouveau Participant titulaire du billet (cessionnaire)

Cas du chaînage de billets échangés

Lorsqu'un billet est échangé plusieurs fois successivement, l'historique affiche toutes les transactions dans l'ordre chronologique. Cela permet de reconstituer la chaîne complète de possession.

Exporter la liste de vos participants

Il est possible d'exporter la liste complète des participants de votre événement.

Rendez-vous dans Gestion > Participants puis cliquez sur le bouton Exporter en haut à droite.

Plusieurs formats d'export sont disponibles :

• Tous les billets (CSV) : export complet incluant toutes les informations des participants et leurs réponses aux formulaires
• Fiche d'émargement (PDF) : liste formatée pour le contrôle papier sur site
• Listing complet (PDF) : liste détaillée de tous les participants
• Format France Billet (CSV) : format compatible avec le système France Billet
• Format France Billet (CNG) : format CNG pour France Billet
• Format SeeTickets (CSV) : format compatible avec le système SeeTickets
• Format TicketMaster (TXT) : format compatible avec le système TicketMaster

Colonnes de l'export CSV

Le fichier CSV Tous les billets contient les colonnes suivantes :

Informations de base

• # : numéro séquentiel du participant dans l'export
• Participant : nom et prénom du Participant (ou "NON NOMINATIF")
• Email participant : adresse email du titulaire du billet
• Numéro de billet : identifiant unique du billet
• Tarif : nom du tarif et montant (ex: "Pass 2 jours (50€)")
• Catégorie : catégorie du tarif
• Statut : état du billet (Valide, Annulé, Échangé, etc.)
• Date d'émission : date de création du billet

Informations de vente

• Canal de vente : origine de la commande (Billetterie, Guichet, Gestionnaire de commandes...)
• Plateforme : plateforme de paiement utilisée
• Émetteur : membre de l'équipe ayant créé la commande (si applicable)
• Commande : référence de la commande associée
• Échangé via : canal d'échange si le billet a été transféré (Espace participant, Reelax, Ticketswap...)

Placement numéroté (si activé)

• Section : section du siège attribué
• Rang : rangée du siège
• Siège : numéro du siège

Codes d'accès (si module activé)

• Code d'inscription : code d'invitation utilisé lors de l'achat

Contrôle d'accès

• Dernière date de contrôle : date et heure du dernier scan
• Nombre de scans : nombre total de passages enregistrés

Données financières

• Montant payé par billet (HT) : montant hors taxes
• Montant payé par billet (TTC) : montant toutes taxes comprises

Réponses aux formulaires (colonnes dynamiques)

Les réponses aux questions personnalisées sont ajoutées en colonnes supplémentaires :

• Questions billet : réponses aux formulaires Participant configurés sur les tarifs
• Questions commande : réponses aux formulaires Acheteur