Module Gestionnaire Participants
Sommaire
Consulter la liste de vos participants
Vous pouvez accéder au module depuis l'onglet Gestionnaire > Participants depuis le menu déroulant à gauche dans votre espace de gestion d'événement.
Cet onglet regroupe la liste des participants ayant un billet pour votre événement, ceux-ci sont listées comme suit :
- Participant : Informations nominatives du participant (Nom & Prénom)
⚠️ Si à la place d'un nom & prénom il est mentionné Non Nominatif, cela signifie que vous n'avez pas posé la question Nom et Prénom en obligatoire dans le formulaire associé au billet. Vous devrez donc vous référez au Nom et Prénom de l'acheteur depuis l'onglet Gestionnaire > Commandes.
- Titre d'accès : Numéro du billet, il s'agit de l'identifiant du billet que vous retrouvez également sur le visuel du billet.
- Type d'inscription / Tarif : indique l'intitulé du Type d'inscription / Tarif associé au billet réservé
- Statut :
➡️ Valide
➡️ Invalide
➡️ Echangé
➡️ Contrôlé
- Date d'achat : contient la date et l'heure exacte de la commande
- Actions : affiche le menu déroulant suivant : Détails, Editer, Télécharger, Envoyer le billet
Actions sur une fiche participant / un billet
Pour effectuer une action sur une fiche participant / un billet, cliquez sur les 3 petits points à droite de la ligne souhaitée :
Cliquez sur Détails pour ouvrir la fiche participant ou cliquer sur le numéro du billet en violet :
Vous arrivez ainsi sur la fiche participant sélectionnée :
Sur cette page, vous retrouverez les détails associés au billet. Celle-ci est divisée en 2 parties (ou 3 si vous avez des activités) :
Billet
Indique les informations relatives au billet et à son achat : ID / numéro du billet, Date d'achat, Tarif / Type d'inscription associé, ID / numéro de commande associée
C'est également ici que vous pouvez :
- En cliquant sur Envoyer, renvoyer le mail de confirmation de commande avec le billet en pièce jointe
- En cliquant sur Télécharger, télécharger le billet en format PDF
Participant
Liste toutes les réponses au formulaire associé au billet et à son Tarif / Type d'inscription
C'est ici que vous retrouvez le bouton Editer, vous permettant de modifier les réponses aux formulaires associées au billet (par ex, changement de nom prénom)
💡 Si vous modifiez des informations présentes sur le billet (par ex. Nom Prénom) pensez à renvoyer le billet à votre participant.
Activités
Si présent, vous y retrouvez la liste des activités réservées par votre participant.
En cliquant sur Ajouter, vous pourrez ajouter de nouvelles activités au programme associé au billet réservé.
💡 Vous avez également la possibilité d'utiliser les boutons raccourcis présents sur le menu déroulant en cliquant sur les trois petits points à Actions.
Rechercher un participant
Pour rechercher une fiche participant / un billet, il vous suffit d'utiliser la barre de recherche comme indiqué dans la capture ci dessous :
Vous pouvez rechercher une fiche participant / un billet :
➡️ Au numéro de commande commençant par YPT...
➡️ Nom de famille du propriétaire de la commande
➡️ Prénom du propriétaire de la commande
➡️ Adresse mail du propriétaire de la commande
➡️ Adresse mail du propriétaire du billet (qui peut parfois être différent de celui de la commande)
➡️ Numéro de billet
💡 Il est possible d'afficher la liste de vos participants selon une caractéristiques bien précise. Pour cela il faut utiliser les filtres.
Cliquez sur Ajouter des filtres à droite de votre écran.
La fenêtre ci-dessous s'ouvre :
Il vous est possible de filtrer par :
➡️ Tarif
➡️ Distributeur, par exemple Ticketswap, Reelax, Pass culture, Import autre...
➡️ Statut
➡️ Date de début et Date de fin (début ou fin de la période ou la commande a été effectuée)
➡️ Moyen de paiement
➡️ Provenance du paiement
➡️ Code de diffusion
💡Si vous avez créé un lien de diffusion (tracking), cela a automatiquement créé un code de diffusion et toutes les commandes issues de ce lien sont liées à ce code. Vous pouvez donc les retrouver en utilisant le filtre code de diffusion.
➡️ Code de réduction, il est possible de faire apparaitre les participants associés à une commande prises avec un code de réduction précis.
➡️ Code d'inscription, il est possible de faire apparaitre les participants associés à une commande prises avec un code d'inscription précis.
➡️ Vendeur
➡️ Liste de contrôle, il est possible de faire apparaitre seulement les billets présent au sein d'une liste de contrôle spécifique
➡️ Contrôlé
➡️ Session activités, il est possible de filtrer les participants inscrits par activités
Exporter la liste de vos participants et leurs réponses aux formulaires
Vous pouvez récupérer différents formats d'exports de la liste de vos participants :
➡️ Tous les billets (CSV), vous permet de récupérer un export complet en CSV de la liste de vos participants avec toutes leurs réponses aux formulaires.
➡️ La fiche d'émargement (PDF)
➡️ Le listing complet (PDF)
➡️ Au format France Billet (CSV)
➡️ Au format France Billet (CNG)
➡️ Au format SeeTicket (CSV)
➡️ Au format TicketMaster (TXT)
Un dernier bouton Contacter mes participants est également présent sur cet onglet vous redirigeant vers vos outils d'envois de Campagnes si vous avez souscrit à l'abonnement Marketing.
💡 Cela peut être pratique afin de contacter facilement l'ensemble de vos participants pour les informer de modalités d'accès, de reports ou encore d'annulation d'événement.