Tableau de bord événement

Le tableau de bord réunit sur une seule page le solde de votre événement, ses indicateurs clés et ses rapports détaillés. Vous pilotez chaque phase de votre événement depuis un seul endroit.

💡 Prérequis

Avoir créé un événement dans votre organisation.
Disposer d'un accès organisateur actif.

💡 Les termes de billetterie, de recettes et de contrôle d'accès employés ici sont définis dans le Glossaire Yurplan.

Accéder au tableau de bord

Le tableau de bord est la page d'accueil de votre Espace événement. Il centralise vos chiffres de pilotage et les actions prioritaires selon l'avancement de votre événement.

Connectez-vous à pro.yurplan.com.
Ouvrez le menu Organisations.
Sélectionnez votre organisation.
Cliquez sur l'événement souhaité pour ouvrir son tableau de bord.

Le tableau de bord s'organise en zones :

Solde : un bandeau en tête de page, avec le montant que Yurplan détient pour vous.
Indicateurs : une bande à onglets, un onglet par indicateur (Participants, Recettes nettes, Taux de présence).
Rapports : sous chaque onglet, la grille de rapports de l'indicateur sélectionné.
Actions rapides : les actions contextuelles selon la phase de votre événement.

Un sélecteur Sélectionner une période et un fil d'Ariane vous accompagnent sur toute la page. Vous vous repérez à tout moment grâce au fil d'Ariane, par exemple Tableau de bord / Participants.

Suivre votre solde

Le Solde occupe un bandeau en tête du tableau de bord. Il représente le montant que Yurplan détient actuellement pour vous, celui qui vous sera reversé lors du virement final. Il correspond à votre recette nette diminuée de la commission Yurplan et des acomptes déjà versés.

Le solde se calcule ainsi :

Élément	Opération
Recettes brutes	+
Acomptes versés	−
Remboursements	−
Commissions	−

Deux actions sont disponibles sur le bandeau :

Détails du solde : cliquez sur ce lien pour afficher le récapitulatif complet (recettes, commissions billetterie, commissions activités, remboursements effectués, commissions sur remboursements et acomptes déjà versés).
Demander un acompte : cliquez sur ce bouton pour ouvrir la demande. Un acompte est un versement anticipé d'une partie de votre solde avant la clôture de l'événement.

Lire vos indicateurs

Trois indicateurs donnent une vision immédiate de votre événement : Participants, Recettes nettes et Taux de présence. Ils sont présentés dans une bande à onglets, un onglet par indicateur. Ces trois indicateurs restent affichés à toutes les phases, de la préparation au jour J.

Participants

La carte Participants affiche le nombre de participants attendus à votre événement. Ce chiffre compte les billets valides uniquement : les billets annulés en sont exclus.

La décomposition détaille le calcul :

Émis : total des billets créés.
Annulés : billets annulés ou refusés.
Attendus : Émis − Annulés, soit le chiffre affiché sur la carte.
Présents : billets scannés à l'entrée, un sous-ensemble des attendus.

Les lignes à zéro restent affichées, même sans billet annulé ou sans participant scanné.

Recettes nettes

La carte Recettes nettes (TTC) affiche votre recette nette : la recette brute TTC diminuée des remboursements effectivement versés. La commission Yurplan n'est pas déduite de ce montant.

La décomposition détaille le calcul :

Brute : total encaissé TTC, billets annulés inclus.
Remboursements : remboursements réellement versés aux participants.
Nette : Brute − Remboursements, soit le chiffre affiché sur la carte.

💡 Un billet annulé n'est pas forcément remboursé. Tant qu'aucun remboursement n'a été versé, le montant du billet reste compté dans la recette nette : annulé ne signifie pas remboursé.

La recette nette se calcule avant la commission Yurplan. Le montant que Yurplan vous reverse, une fois la commission déduite, apparaît sur le bandeau Solde.

Taux de présence

La carte Taux de présence affiche la part de vos participants attendus déjà entrés au moins une fois, mesurée par le contrôle d'accès. Le chiffre dominant est le taux ; le compte apparaît juste en dessous, par exemple 797 sur 2 481 attendus.

💡 L'infobulle de la carte précise : « Part des participants attendus entrés au moins une fois, mesurée par le contrôle d'accès. Ne reflète pas le nombre de personnes actuellement sur site. »

Tant qu'aucun billet n'a été contrôlé, la carte affiche « − % ». C'est normal : le taux monte le jour J, au rythme des entrées scannées. Un participant scanné plusieurs fois n'est compté qu'une seule fois. Le détail de ses passages relève des rapports d'entrées.

Le taux se calcule sur les participants attendus, jamais sur les billets émis : un billet annulé ne se présente pas, il n'entre donc pas dans le calcul. La décomposition suit la même logique que les deux autres cartes :

Attendus : les participants valides, comme sur la carte Participants.
Présents : les attendus entrés au moins une fois.
Restants : Attendus − Présents, les participants attendus pas encore entrés.

Choisir une période d'observation

Chaque indicateur s'affiche par défaut sur sa période naturelle : la période de vente pour Participants et Recettes nettes, la durée de l'événement pour Taux de présence. Le graphe d'évolution sous chaque carte suit cette même période.

Explorer les rapports de votre événement

Chaque onglet d'indicateur porte sa propre grille de rapports, pré-filtrés sur votre événement. L'onglet Recettes nettes réunit par exemple plusieurs répartitions de vos recettes :

Rapport	Ce qu'il montre
Recettes par tarif	La répartition de vos recettes selon chaque type de billet.
Recettes par lien de tracking	La performance de vos campagnes marketing trackées.
Recettes par canal de vente	La contribution de chaque canal (en ligne, guichet, partenaires).
Recettes par code de réduction	L'impact de vos codes promotionnels.

Pour consulter un rapport en détail, cliquez sur Voir le rapport sur sa carte. Le rapport s'ouvre en plein écran et le fil d'Ariane Tableau de bord / [nom du rapport] vous ramène au tableau de bord. Chaque carte a son propre Voir le rapport : vous ouvrez les rapports un par un, selon l'indicateur qui vous intéresse.

💡 Consultez ces rapports pendant votre période de vente pour repérer les canaux les plus performants. Pour l'ensemble de vos rapports de performance, ouvrez le module Analyse.

Décomposer vos rapports

Les rapports de participants et de recettes se lisent aussi par catégorie de tarif et par activité. Vous obtenez la répartition détaillée directement dans l'événement, sans export.

Ces axes s'appuient sur le catalogue propre à votre événement : vos catégories de tarifs, vos activités et vos codes.

Par catégorie de tarif ( A VENIR)

La catégorie de tarif regroupe plusieurs de vos tarifs. Les rapports Participants par catégorie de tarif et Recettes par catégorie de tarif répartissent vos chiffres selon ce regroupement.

Pour les participants, chaque ligne compte les billets valides de la catégorie. La somme de toutes les catégories est égale au nombre de participants attendus affiché par la carte Participants.

Catégorie sans vente : la ligne reste affichée à zéro, jamais masquée.
Tarif sans catégorie : ses billets sont portés par une ligne sans catégorie, jamais exclus du total.
Aucune catégorie configurée : un message vous oriente vers la configuration de votre billetterie.

Pour les recettes, la décomposition par catégorie ne compte que la part des tarifs. Les activités ne sont jamais rattachées à une catégorie de tarif : elles ont leurs propres rapports.

Par activité (A VENIR)

Si votre événement propose des activités (extras, produits associés aux billets), deux rapports en suivent l'usage.

Le rapport Réservations par activité compte les réservations, pas les personnes. Une réservation correspond à une activité prise par un participant. Un participant qui réserve plusieurs activités est donc compté une fois par activité.

💡 Le total, libellé Total réservations, peut dépasser le nombre de participants de votre événement : c'est voulu. Ne le lisez pas comme un nombre de participants. Un repère (i) sur le rapport rappelle cette différence.

Le rapport Recettes des activités n'additionne que les recettes issues des activités. C'est une part de vos recettes, jamais leur total : il garde toujours ce nom complet pour éviter la confusion avec la recette de l'événement.

Une activité sans réservation, ou gratuite, reste affichée à zéro.

Suivre l'usage de vos codes

Vos codes se mesurent de deux façons, selon le moment observé : leur utilisation au moment de l'achat, et les entrées qu'ils représentent le jour de l'événement. Ce sont deux chiffres distincts.

💡 Un même code peut compter beaucoup d'utilisations à l'achat et peu d'entrées scannées : des personnes ont acheté avec le code sans venir. Les deux rapports ne donnent donc pas le même chiffre.

Chaque rapport sépare vos codes de réduction et vos codes d'inscription selon leur origine. Un code d'inscription qui applique aussi une remise reste classé parmi les codes d'inscription. Un billet portant un code de réduction et un code d'inscription est compté dans chacune des deux familles.

Utilisation des codes à l'achat

Le rapport d'utilisation des codes affiche, pour chaque code, son nombre d'utilisations : combien de billets ont été achetés avec ce code. La recette des billets qui l'ont utilisé apparaît en information secondaire.

Un code configuré mais jamais utilisé reste affiché à zéro.

Entrées par code, par jour (A VENIR)

Le rapport des entrées par code compte les entrées scannées au contrôle d'accès rattachées à chaque code. Il mesure la présence réelle, pas les achats.

Sur un événement de plusieurs jours, chaque code affiche ses entrées jour par jour. Vous comparez ainsi l'affluence d'un code d'un jour sur l'autre. Consultez ce rapport pendant l'événement : il se met à jour au rythme des scans.

Une entrée sans code n'apparaît pas dans ce rapport, mais reste comptée dans le suivi global des entrées de votre événement.

[Screenshot 13 : Rapport « Entrées par code, par jour » sur un événement multi-jours, chaque code ventilé par jour de contrôle.]

Comprendre les actions rapides

Le bloc Actions rapides vous propose les actions les plus pertinentes selon le cycle de vie de votre événement. Ces suggestions évoluent au fil des phases pour vous guider.

💡 Cliquez sur l'icône Réduire pour masquer le bloc. Pour le réafficher, cliquez sur Afficher.

Phase Brouillon

Quand votre événement est en Brouillon, les actions rapides vous aident à finaliser sa configuration :

Créer un tarif : définissez vos billets, gratuits ou payants.
Créer un formulaire : collectez les informations utiles auprès de vos participants.
Personnaliser le visuel des billets : ajoutez votre logo et vos couleurs sur les billets.
Personnaliser le site web : configurez la page de présentation de votre événement.
Ajouter des applications : enrichissez votre événement avec des fonctionnalités supplémentaires.

Phase En cours

Une fois votre événement publié et jusqu'à J-3 avant le début, les actions rapides se concentrent sur la promotion :

Diffuser mon événement : ouvre la fenêtre de diffusion pour partager vos liens.
Envoyer des invitations : invitez des participants par email avec un lien personnalisé.
Activer des plateformes de reventes : autorisez la revente sécurisée de billets entre participants.
Créer un code de réduction : mettez en place vos offres promotionnelles.
Créer une liste de contrôle : préparez vos listes d'accès (VIP, presse, staff).

Phase J-3 jusqu'à la fin

À l'approche de l'événement et pendant son déroulement, les actions rapides vous préparent au jour J :

Créer une liste de contrôle : finalisez vos listes d'accès si besoin.
Télécharger l'application mobile Yurplan Scan : installez l'application de contrôle d'accès.
Analyser en direct mon événement sur smartphone : ouvrez le module Analyse en version mobile.
Configurer mon guichet : paramétrez la vente sur place le jour de l'événement.
Activer des plateformes de reventes : permettez la revente de billets jusqu'au dernier moment.

💡 Le lien Analyser en direct affiche un QR code qui ouvre le module Analyse sur votre smartphone. Les données se mettent à jour automatiquement toutes les 5 minutes.

Phase Terminé

Après la fin de votre événement, les actions rapides vous aident à le clôturer :

Télécharger la facture : récupérez votre facture de commissions Yurplan.
Télécharger le bordereau de recette : obtenez le détail de vos transactions.
Analyser mon événement : consultez le module Analyse complet pour votre débriefing.

Diffuser votre événement

La fenêtre de diffusion vous permet de partager les liens de votre événement sur les réseaux sociaux et par email.

Pour l'ouvrir, cliquez sur Diffuser mon événement dans les actions rapides, ou sur le bouton de partage de la barre d'actions.

Partager sur les réseaux sociaux

La partie supérieure de la fenêtre propose un sélecteur de plateforme :

Twitter, Facebook, LinkedIn : les réseaux sociaux principaux.
Lien direct : pour copier le lien brut, sans tracking.

💡 Quand vous sélectionnez une plateforme, le lien reçoit un paramètre de tracking (par exemple ?from=twitter ). Vous mesurez ensuite la performance de chaque canal dans le rapport Recettes par lien de tracking.

La partie inférieure affiche les deux liens de votre événement :

Page de présentation : le lien vers la page vitrine de votre événement.
Page de billetterie : le lien direct vers le processus d'achat.

Utiliser les QR codes

Pour chaque lien, trois actions sont disponibles :

Copier le lien : cliquez sur l'icône de copie pour mettre le lien dans votre presse-papiers.
Afficher le QR code : cliquez sur l'icône QR code pour générer un visuel à intégrer sur vos supports.
Ouvrir la page : cliquez sur la flèche pour vérifier le rendu de la page.

Créer un lien de tracking personnalisé

Pour suivre précisément vos campagnes, créez des liens de tracking personnalisés :

Cliquez sur Créer dans la fenêtre de diffusion.
Vous êtes redirigé vers le module Liens de tracking.
Créez un lien avec un nom explicite, par exemple Newsletter janvier ou Partenaire festival.
Utilisez ce lien dans vos communications.
Retrouvez ses performances dans le rapport Recettes par lien de tracking.

💡 L'ancien module Liens de diffusion s'appelle désormais Liens de tracking. Consultez le guide Liens de tracking pour aller plus loin.

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