Préparer la vente sur place
đĄLorsque vous dĂ©sirez mettre en place un point de vente physique sur le lieu de votre Ă©vĂ©nement, que ce soit avant ou pendant le Jour J, plusieurs points sont Ă vĂ©rifier :
SOMMAIRE
Vérification de la disponibilité d'un réseau wifi dédié
Une connexion wifi correcte est nécessaire pour la bonne synchronisation des ventes du guichet. Cela vous permettra notamment de respecter les quotas mis en place dans la billetterie de votre événement Yurplan. Si vous vendez des places le jour de votre événement, cela vous permettra également de scanner les billets générés tout de suite aprÚs l'achat, à l'entrée de votre événement grùce à la synchronisation entre l'application Yurplan Scan et vos ventes de billets.
- S'assurer que l'événement est publié
Seuls les événements publiés sont affichés sur le guichet de vente sur place. Publiez votre événement avant le démarrage des guichets afin de permettre les ventes.
Vérification de la configuration des tarifs
DĂ©sirez-vous proposer les mĂȘmes tarifs en vente sur place que ceux proposĂ©s en ligne?
Si non, veuillez créer de nouveaux tarifs à partir de l'onglet Billetterie > Tarifs de votre événement, puis activez l'option "Afficher dans le guichet" au moment de leur configuration. Si vous ne désirez pas les laisser disponibles à la vente en ligne, veillez également à décocher la case En ligne.
Si vous désirez que les ventes sur place soient fermées à un moment T avant/pendant votre événement, dirigez-vous dans l'onglet Billetterie > Tarifs de votre événement, puis cliquez sur Actions rapides > Editer. Cochez ensuite la case "Ajouter une date de fin de vente" puis renseignez la date et l'horaire désirés.
Si vous désirez mettre en place un quota pour les places disponibles à ce tarif, dirigez-vous dans l'onglet Billetterie > Tarifs de votre événement, puis cliquez sur les 3 petits point de la colonne Action > Editer. Ajouter alors un quota à votre tarif.
Vérification de la configuration des formulaires
Voulez-vous garder les formulaires actifs pendant la vente sur place?
Si oui, sachez qu'un formulaire de 3 à 5 questions est préférable afin de gérer facilement le flux des acheteurs, mais cela dépend avant tout de vos besoins en informations et du nombre d'acheteurs attendu. Si vous dépassez ce nombre, veillez à poser des questions de type oui/non afin de rendre le renseignement des informations plus facile et rapide. Il est néanmoins préférable de supprimer tout formulaire si vous vendez des places le jour de votre événement.
Si vous désirez conserver un formulaire pour vos tarifs de vente sur place: pour créer un nouveau formulaire, dirigez-vous sur l'onglet Billetterie > Formulaires. Pour modifier l'attribution des formulaires à vos billets, dirigez-vous ensuite sur l'onglet Billetterie > Tarifs. Cliquez sur les 3 petits points de la colonne Action puis Editer sur la ligne du tarif concerné, et sélectionnez le formulaire à appliquer à ce tarif en bas de la page.
Si vous désirez retirer tout formulaire sur vos billets vendus sur place, dirigez-vous sur l'onglet Réception > Ventes sur place et décochez la colonne Formulaire Actif.
Vérification de la configuration de la vente sur place
Pour configurer votre vente sur place Rendez vous dans l'onglet Réception > Ventes sur place.
Moyens de paiement affichés sur le guichet
Sélectionnez les moyens de paiement que vous souhaitez voir apparaßtre sur votre guichet puis cliquez sur Modifier.
Demander les informations nominative de l'acheteur
Vous avez la possibilité de désactiver cette fonction si vous ne souhaitez pas avoir à remplir les informations de l'acheteur lors de votre vente sur place.
Composter automatiquement les billets
Vous avez la possibilitĂ© de composter automatiquement les billets Ă©ditĂ©s en vente sur place. Cela veut dire que vos billets n'auront pas besoin d'ĂȘtre scannĂ©s au contrĂŽle d'accĂšs.
Connexion
- Identifiants guichet:
Lorsque vous disposez de plusieurs caisses, il est nécessaire de les identifier de maniÚre unique afin de permettre le suivi des ventes par caisse.
â ïž Chaque guichet doit ĂȘtre connectĂ© avec un compte diffĂ©rent (c'est-Ă -dire une adresse mail diffĂ©rente sur chaque guichet).
Si vous connectez plusieurs guichets au mĂȘme compte, certaines commandes saisies sur le guichets Ă©choueront, et vous ne serez pas en mesure de suivre les ventes faites.
Pour se connecter au guichet, il faut soit utiliser un compte administrateur Yurplan, soit un compte membre avec un accĂšs vendeur.
Si vous ne souhaitez pas utiliser votre compte administrateur sur le guichet, il devrez alors créer un compte vendeur pour chaque guichet.
Pour ce faire, dirigez-vous sur votre interface Organisateur, dans l'onglet Equipe > Membres. Cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter un membre". Renseignez le nom et prĂ©nom de la personne (ce peut ĂȘtre seulement "Caisse 1" par exemple), l'adresse mail du compte (cette adresse mail doit obligatoirement correcte et correspondante Ă un compte mail existant et valide). SĂ©lectionner l'Ă©vĂšnement sur lequel le compte pourra faire des ventes. Si vous sĂ©lectionnez Tous les Ă©vĂšnements, le compte aura accĂšs au guichet de tous vos Ă©vĂšnements. A la section Permissions, cochez Vendeur.
Si vous utilisez une tablette YurPlan: veillez Ă recharger la tablette pendant au moins une heure avant de commencer Ă l'utiliser, et ce mĂȘme si elle fonctionnera branchĂ©e sur secteur pendant la vente sur place.
- Configuration imprimante:
L'imprimante doit d'abord ĂȘtre configurĂ©e en tant qu' imprimante par dĂ©faut sur votre ordinateur/tablette. Pour configurer votre imprimante avec votre guichet de vente sur place, lancez d'abord l'interface guichet Ă partir de votre navigateur internet. Rendez-vous sur l'adresse https://guichet.yurplan.com et identifiez-vous. Dirigez-vous ensuite sur l'onglet Configuration de votre guichet. SĂ©lectionnez le type de votre imprimante (Imprimante de bureau A4/Imprimante thermique rouleau blanc/Imprimante thermique rouleau YurPlan).
Si vous disposez d'une imprimante A4, nous vous conseillons de vous dirigez ensuite dans l'onglet Commandes de votre guichet puis de lancer l'impression d'un billet afin d'en tester le bon fonctionnement.
Si vous disposez d'une imprimante thermique, cliquez ensuite sur le bouton "Configurer l'imprimante". Cliquez ensuite sur le bouton "Billet test" pour vérifier la bonne configuration de l'appareil.